Trong các doanh nghiệp sản xuất thì luôn có bộ phận kế toán kho. Kế toán kho và thủ kho sẽ là những vị trí kiểm soát tình trạng hàng hóa doanh nghiệp. Và vấn đề thất thoát hàng hóa doanh nghiệp có lẽ là vấn đề mà kế toán viên đã từng gặp phải. Vậy thì thất thoát hàng của doanh nghiệp là gì và vì sao lại xảy ra tình trạng này?
1. Khái niệm về thất thoát hàng hóa doanh nghiệp
Thất thoát hàng hóa của doanh nghiệp có nghĩa là tình trạng bị mất hàng hóa trong kho mà không rõ nguyên nhân. Tình trạng này sẽ không bị xảy ra thường xuyên. Và mỗi lần sẽ bị mất hàng hóa với số lượng nhỏ. Nên đó được gọi là thất thoát hàng hóa.
Vấn đề thất thoát hàng hóa đã không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp sản xuất. Tuy là mỗi lần sẽ thất thoát số lượng nhỏ, nhưng gộp lại thì sẽ thành nhiều. Thường thì nếu khi doanh nghiệp bị thất thoát hàng hoá, người chịu trách nhiệm sẽ là kế toán kho. Vậy nên kế toán kho cần phải biết rõ về nguyên nhân của việc thất thoát hàng hóa để tránh những điều đáng tiếc xảy ra khi làm kế toán.
2. Những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa doanh nghiệp mà kế toán cần biết
Có rất nhiều những nguyên nhân để gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa doanh nghiệp. Bởi vì kẻ xấu sẽ có rất nhiều thủ đoạn tinh vi để có thể lấy cắp hành hóa trong doanh nghiệp. Tuy nhiên thì có 3 nguyên nhân chính gây thất thoát hàng hoá như sau:
2.1. Do khách hàng
Đối với nguyên nhân do khách hàng khá là quen thuộc. Các doanh nghiệp sản xuất sẽ có những cửa hàng bán lẻ bên ngoài. Nếu như bạn bị thất thoát hàng hóa thì chắc chắn cửa hàng bán lẻ sẽ là nguyên nhân. Bởi vì thông thường thì ở những cửa hàng bán lẻ sẽ rất đông. Vì quy mô không được lớn nên an ninh ở đây sẽ không được thắt chặt. Và vấn đề trộm cắp vặt ở những cửa hàng bán lẻ là chuyện thường thấy.
Có rất nhiều những khách hàng vào mua hàng nhưng lại “quên” thanh toán. Điều này xảy ra nhiều thì sẽ dẫn đến thất thoát hàng hóa. Cộng thêm việc cửa hàng không có nhiều nhân viên bán. Thường thì chỉ có 1 đến 2 nhân viên đứng ở quầy thanh toán. Đôi khi còn không có bảo vệ cho cửa hàng. Vậy nên việc bị lấy cắm hàng hóa ở cửa hàng là điều dễ thấy.
Khách hàng có rất nhiều những cách thức để gian lận trong việc mua hàng. Có thể là họ sẽ sử dụng sản phẩm tại chỗ mà không có ai phát hiện. Có những người sẽ dán tem mác khác lên với giá rẻ hơn để thanh toán.
Nếu như phát hiện thất thoát hàng hóa thì bạn hoàn toàn có thể tra từ cửa hàng bán lẻ trước. Bởi đây chính là đối tượng dễ bắt nguồn là nguyên nhân trước. Kế toán viên cần phải để ý nhiều hơn về chính sách bán hàng ở ngoài các cửa hàng bán lẻ.
2.2. Do nhân viên nội bộ công ty làm thất thoát hàng hóa
Khi bạn phát hiện ra thất thoát hàng hóa trong công ty thì rất có thể là do chính nhân viên công ty. Bởi vì người trong công ty sẽ là người hiểu rõ nhất về chính sách hàng hóa trong công ty.
Có những trường hợp do nhân viên làm thất thoát như là lợi dụng việc giảm giá, khuyến mại. Có những người còn ghi khống hóa đơn lên cho khách hàng. Với nhiều thủ đoạn tinh vi như vậy thì việc bị thất thoát hàng hóa là không bất ngờ.
Vậy nên kế toán kho không nên cấp quyền tiếp cận cho quá nhiều người. Để cho ai cũng có thể đến kho hàng là chuyện quá sai lầm. Khi xảy ra thất thoát hàng hóa, bạn không nên quá đa nghi cho nhân viên của mình. Nhưng bạn cũng đừng tin tưởng tuyệt đối.
3. Do khâu quản lý và sự nhầm lẫn trong hóa đơn, sổ sách
Việc bị thất thoát hàng hóa cũng rất có thể là do nguyên nhân từ khâu quản lý của bạn. Bởi vì có không ít các trường hợp bán hàng ra nhưng lại quên không nhập vào phần mềm kho hàng. Hoặc những trường hợp bán hàng nhưng do khách quá đông nên không xuất hóa đơn. Không thiếu những trường hợp xuất nhập kho nhưng lại ghi sai lệch hoàn toàn trong sổ.
Vậy nên khi mà xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa. Kế toán kho có thể đến kiểm tra lại khâu quản lý hàng. Kiểm tra lại toàn bộ sổ sách cũng có thể sẽ giúp cho bạn tìm ra nguyên nhân thất thoát.
