Mua hàng hóa bao gồm các trình tự sau: nhu cầu, mua hàng, nhận hàng và thanh toán. Trong quá trình mua hàng nếu không đảm bảo được các điều kiện an toàn thì doanh nghiệp có thể dễ gặp những rủi ro sau:
1.Tách bạch chức năng
Cần tách bạch giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng. Cần tách bạch chức năng giữa người mua hàng và người sử dụng hàng
– Người sử dụng nếu chính là người mua hàng thì người sử dụng hàng đã “nhắm” một nhà cung cấp nào đó vì mối quan hệ hay lợi ích nào đó
– Người duyệt mua hàng và người đi mua hàng là một sẽ dẫn đến vấn đề là chọn nhà cung cấp quen, đẩy giá lên cao, ăn hoa hồng.
– Mục đích tách bạch chức năng giữa người mua hàng và người sử dụng hàng hoặc giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng với mục đích là Tạo sự độc lập , khách quan cần thiết để đảm bảo mua đúng hàng, đúng chất lượng với điều kiện tốt nhất cũng như chọn lựa nhà cung cấp phù hợp.
=>RỦI RO Ở ĐÂY: không tách bạch chức năng sẽ dẫn đến lạm dụng chức vụ và quyền hạn để chọn nhà cung cấp quen biết để ăn hoa hồng, chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng
2. Đề nghị mua hàng/dịch vụ
Việc mua hàng phải được kiểm soát bởi
– Mặt hàng đó có cần thiết phải mua hay không?.
– Hàng có tồn kho đâu đó nhưng không biết, cứ thấy thiếu là mua mà không kiểm tra kỷ.
– Hàng có tồn kho nhưng vẫn mua vì lý do chính trị hoặc quyền lợi khác (cái này trong Công ty nhà nước hoặc có tính chất nhà nước thường xảy ra, ví dụ Công ty thành viên mới xây một cái kho lạnh, không có gì bỏ vào nên Tổng công ty yêu cầu Công ty con khác mua hàng và thuê kho để trữ để Công ty có kho có doanh thu, nghe như tiểu thuyết nhưng có thật).
– Dùng tiền Công ty mua các mặt hàng sử dụng cá nhân, không phục vụ cho Công việc.
– Đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng (mua về bỏ vì không sử dụng được).
=>RỦI RO Ở ĐÂY: Cần phải biết mặt hàng đề nghị mua trong phiếu đề nghị mua hàng có hợp lý hay không? Ai sẽ là người xét duyệt vấn đề mua hàng này. Cần phải có người phụ trách duyệt phiếu đề nghị mua hàng này. Phiếu đề nghị mua hàng này phải có đầy đủ những người chịu trách nhiệm tham gia vào việc kiểm tra sự hợp lý của vấn đề mua hàng này trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt trên phiếu đề nghị mua hàng (Ví dụ như theo quy định thì nếu mặt hàng A mà tồn kho còn số lượng 5 thì Bộ phận mua hàng phải lập phiếu đề nghị mua hàng và có sự kiểm soát của Thủ kho và Có sự đồng ý của Trưởng phòng mua hàng, sau đó mới đem lên cho Giám đốc Công ty xét duyệt)
3. Nhà cung cấp được chọn
Cần có danh sách nhà cung cấp được phê dụyệt với các mặt hàng chủ chốt
– Tránh mua hàng những nhà cung cấp không có năng lực: hàng kém chất lượng, hàng giả, hàng nhái, khả năng tài chính yếu có thể gây rủi ro cho tiến độ giao hàng
– Các nhà cung cấp được duyệt thường được thương lượng với các điều khoản ưu đãi 2 bên có thể chấp nhận được,ngoài ra nếu có hình thức hợp tác chiến lược sẽ có nhiều ưu đãi hơn (về giá, về thời hạn thanh toán, về giao hàng).
– Nhà cung cấp trước khi được phê duyệt đã được tìm hiểu kỹ, đánh giá về đủ các khía cạnh công ty quan tâm, do đó chất lượng dịch vụ, hàng hóa thường sẽ đảm bảo hơn. Khi không còn đáp ứng được yêu cầu thì nhà cung cấp sẽ bị loại ra khỏi danh sách
– Tạo sự minh bạch trong công tác lựa chọn nhà cung cấp (Phải có đầy đủ những bộ phận tham gia vào việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, không để cho 1 người quyết định chọn lựa nhà cung cấp)
=>RỦI RO Ở ĐÂY: Chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng, dịch vụ. Và nhà cung cấp có quan hệ với nhân viên mua hàng để nhận hoa hồng. Cần có sự tham gia của bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, bộ phận sử dụng và bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa khi tham gia vào chọn lựa nhà cung cấp
4. Đặt hàng
Các vấn đề thường gặp với đặt hàng:
– Đơn đặt hàng không được xử lý theo đúng quy trình và chưa được phê duyệt của người có thẩm quyền mà đã chuyển cho nhà cung cấp thực hiện
– Có các sai sót trên đơn hàng, chẳng hạn như số lượng, thời gian Giao hàng và điều kiện thanh toán
– Đơn đặt hàng với nhà cung cấp chưa được phê duyệt hoặc nhà cung cấp có vấn đề
=>RỦI RO Ở ĐÂY: vấn đề thường gặp là hàng hóa đã được giao, dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt. Việc làm đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa cho vấn đề đã thực hiện
5. Kiểm và nhận hàng
Việc nhận hàng cũng cần được kiểm soát:
– Rất có thể mặt hàng giao không đúng, không đạt yêu cầu nhưng vẫn cho nhập kho
– Việc kiểm hàng phải được thực hiện bởi bộ phận chuyên môn như QC hoặc đơn vị chuyên môn của mặt hàng đó (ví dụ như IT cho máy vi tính, server, Phòng kỷ thuật cho máy công tác, máy công cụ…). Không giao cho thủ kho và nhân viên thu mua làm việc này
– Có biên bản kiểm tra chất lượng và số lượng
– Đảm bảo tính khách quan, không thiên vị trong nhận hàng
=>RỦI RO Ở ĐÂY: hàng kém chất lượng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập kho
6. Mua sai hàng
– Đối với những mặt hàng kỷ thuật, việc không cung cấp thông số kỹ thuật sẽ dẫn đến việc hàng mua về sai quy cách, không sử dụng được và phải mua lại, gây lãng phí và thiệt hại phải dừng sản xuất chẳng hạn
– Đây là tình trạng rất phổ biến ở các Công ty sản xuất có sử dụng nhiều máy móc công tác. Các đề nghị mua hàng nếu không được kiểm soát và phế duyệt một cách có hệ thống thì sai sót này chắc chắn xảy ra nhiều.
7. Hồ sơ thanh toán
Thanh toán mua hàng chính xác cần đảm bảo, kế toán cần kiểm tra mấy vấn đề sau (Tức là kiểm tra bộ chứng từ thanh toán)
– Hàng hóa đã nhập kho (Có phiếu nhập kho)
– Hàng hóa đúng chất lượng, đúng mẫu (Có biên bản kiểm tra chất lượng)
– Hàng hóa đã được nghiệm thu đạt yêu cầu đối với máy móc thiết bị hoặc công trình xây dựng (Có biên bản nghiệm thu)
– Đơn đặt hàng đã được phê duyệt đúng thẩm quyền
– Hóa đơn của nhà cung cấp được phát hành đúng và hợp lệ
– Đề nghị/ Tờ trình thanh toán đã được phê duyệt trả tiền
=>RỦI RO Ở ĐÂY: Hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định . Đơn hàng không được phê duyệt hay chất lượng, số lượng hàng hóa có vấn đề, đang tranh chấp nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.
