Chứng từ có rất nhiều loại, phong phú và đa dạng. Có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại các chứng từ. Bài viết sau đây sẽ chỉ ra các cách phân loại chứng từ theo các tiêu thức cụ thể khác nhau nhé!
1.Phân loại theo vật mang tin.
Theo vật mang tin thì chứng từ có thể chia làm 2 loại: Chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.
+ Chứng từ bằng giấy là những chứng từ mà các nội dung của nó được lưu giữ trên vật liệu làm bằng giấy.
+ Chứng từ điện tử thì thông tin được mã hoá và lưu giữ trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
2.Phân loại theo công dụng.
Chứng từ có thể chia thành chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
a.Chứng từ gốc.
Chứng từ gốc là một khái rất quan trọng mà mỗi học viên cần hiểu rõ và nhận biết chúng. Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Ví dụ như Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu thu v.v.
+ Chứng từ gốc được chia thành hai loại nhỏ là chứng từ mệnh lênh và chứng từ chấp hành: Trong đó:
-Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác nhất định như lệnh xuất kho, lệnh chi v.v. Chứng từ mệnh lệnh không được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
-Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh đã được thực hiện và là căn cứ để ghi sổ kế toán như Phiếu thu, Phiếu chi v.v. Các chứng từ gốc có thể do đơn vị tự lập hoặc thu nhận từ bên ngoài. Ví dụ như Phiếu xuất kho là do đơn vị tự lập, Hoá đơn GTGT mà đơn vị nhận được từ người cung ứng vật tư là thu nhận từ bên ngoài.
b.Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ là những chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc. Nó chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm.
3.Phân loại theo tính chất pháp lý.
Chứng từ kế toán có thể phân biệt thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
+ Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Ví dụ như Hoá đơn GTGT. Đối với loại chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế.
+ Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho.
4.Phân loại theo nội dung kinh tế.
Chứng từ có thể phân chia thành năm loại:
+ Chứng từ về lao động tiền lương, chẳng hạn như Bảng chấm công.
+ Chứng từ về hàng tồn kho, chẳng hạn như Phiếu xuất kho.
+ Chứng từ về tiền tệ, chẳng hạn như Phiếu thu.
+ Chứng từ về bán hàng, chẳng hạn như Thẻ quầy hàng.
+ Chứng từ về TSCĐ, chẳng hạn như Biên bản bàn giao TSCĐ.
Đây cũng chính là năm loại chứng từ trình bày trong Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp. Chế độ này là một phần của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. Ngoài ra, còn có các loại chứng từ khác được ban hành theo các văn bản pháp luật khác không phải là Chế độ kế toán doanh nghiệp.
