Ngày nay, việc sử dụng phần mềm kế toán tại các công ty đã trở nên vô cùng thuộc. Các báo cáo, chứng từ đều được lưu giữ trong phần mềm. Vậy công ty có phải in để lưu giữ sổ sách kế toán trên phần mềm không? Nếu không in thì có bị xử phạt không?
Theo điều 9 của Nghị định Số 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập quy định xử phạt về hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán như sau :
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi
– Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của số kế toán trên giấy
– Sổ kế toán không ghi bằng bút mực (trừ trường hợp đơn vị lựa chọn ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử), ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng; không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp
– Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử)
– Mẫu sổ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi
– Sổ kế toán không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định
– Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định
– Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định.
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi
– Không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán
– Không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán
– Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực hiện không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề hoặc sổ kế toán ghi không liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ;
– Không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp mà pháp luật quy định phải khóa sổ kế toán.
4. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi
– Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán
– Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự
5. Kế toán khắc phục hậu quả
– Buộc bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của sổ kế toán quy định tại điểm a khoản 2
– Buộc sửa chữa sổ kế toán cho khớp đúng với thực tế trong trường hợp không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin số liệu trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán quy định tại điểm b khoản 3 Điều này
– Buộc sửa chữa sổ kế toán cho khớp đúng với thực tế trong trường hợp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực hiện không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề quy định tại điểm c khoản 3 Điều này
– Buộc khôi phục lại sổ kế toán đối với các vi phạm quy định tại điểm a khoản 4 Điều này
– Buộc bổ sung vào sổ kế toán đối với các hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị vi phạm quy định tại điểm b khoản 4
=> Có thể bị phạt theo mức từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu công ty không in sổ sách kế toán. Ngoài ra, công ty vẫn cần phải lưu giữ điện tử trên hệ thống để phục vụ cho việc quản lý và hạch toán cho thời gian sau.
