Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bao gồm nhiều khâu. Các khâu này có liên quan chặt chẽ, mật thiết với nhau. Để hiểu rõ hơn về quy trình, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây:
1. Nhập khẩu hàng hóa
Điều kiện để nhập khẩu được hàng hóa thì bạn phải có giấy phép kinh doanh nhập khẩu mặt hàng đó. Sau khi có nguồn hàng nhập thì ký kết hợp đồng. Trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức thanh toán cũng như các giấy tờ cần thiết để bạn có thể nhận hàng khi về đến Việt Nam. Thường thì phương thức thanh toán là L/C.
L/C là một thư tín dụng, qua đó ngân hàng người mua sẽ cam kết thanh toán lô hàng cho người bán thông qua ngân hàng người bán.
Việc mở L/C thì không quá phức tạp. Bạn mang hợp đồng qua ngân hàng và nộp tiền ký quỹ để mở L/C. Ký quỹ 10% hoặc 20% trị giá hợp đồng sẽ tùy theo ngân hàng và mối quan hệ của bạn với ngân hàng mở L/C đó. Khi hàng về bạn sẽ trả nốt phần còn lại hay có thể vay của ngân hàng cũng được. Ngân hàng sẽ thay bạn trong việc hoàn tất việc thanh toán.
1.1. Hồ sơ nhập khẩu đầy đủ bao gồm:
a). 01 B/L gốc, 01B/L copy;
b). 01 Invoice gốc, 01 invoice copy (có sao y bản chính của công ty);
c). 02 Packing Lists;
d). 01 Contract sao y bản chính
đ). 01 Certificate of Origin để được hưởng thuế ưu đãi;
e). 01 bộ tờ khai Hải Quan (Nếu List có nhiều hơn 9 mặt hàng thì bổ sung thêm Phụ lục tờ khai;
f). Giấy giới thiệu;
g). Đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số xuất nhập khẩu.
Ngoài những giấy tờ cần có trên, tùy theo trường hợp cụ thể sẽ cần thêm một số loại giấy tờ khác.
1.2. Nhận hàng:
Có hai phương thức vận chuyển: Đường biển hoặc đường hàng không.
Đối với cả hai phương thức vận chuyển này, thì đều có Giấy báo (tàu) đến (Arrival Notice) thông báo cho bạn biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo yêu cầu việc nhận hàng.
Các chứng từ cần thiết để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) cũng được ghi chú rõ trong Giấy báo (tàu) đến. Khi đã có D/O trong tay, bạn mang nó cùng một số chứng từ khác như Hợp đồng (Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)… để ra Hải quan và mở Tờ khai Hải Quan. Các chứng từ này Ngân hàng bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng của bạn trước khi hàng về một thời gian để bạn có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ (không khớp với hàng hóa, sai ngày, sai tên và địa chỉ buyer…). Muốn có chứng từ này thì bạn phải nộp tiền để ngân hàng của bạn ký hậu, chuyển giao quyền nhận hàng hóa lại cho bạn.
Sau khi mở tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa của bạn xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Packing List cũng như C/O không. Nếu đúng thì bạn có thể giải phóng hàng hóa, chở về kho của mình. Tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau một khoảng thời gian cho phép.
1.3. Riêng hàng hóa xuất khẩu:
Thủ tục không quá phức tạp do Nhà nước khuyến khích xuất khẩu hàng hóa. Bạn cứ tìm đầu ra, chuẩn bị hàng xong thì liên hệ các hãng tàu để họ chuyên chở qua bên đó cho mình. Bạn cũng phải làm hồ sơ như nhập khẩu hàng hóa. Tùy theo hàng hóa và phương thức mua bán mà cũng cần phải có những giấy tờ khác như Giấy bảo hiểm hàng hóa, Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm… Bạn cũng phải ra Hải quan để làm tờ khai và hàng hóa cũng được kiểm tra trước khi lên đường.
2. Trình tự nhận hàng nhập khẩu
2.1. Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
a). Cảng nhận hàng từ tàu:
Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, Điều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng.
Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hóa ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng.
Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hóa cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hóa và ghi vào Tally Sheet;
Hàng sẽ được bốc xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L.
Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hóa giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet.
Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu (Roroc) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L.
Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu.
b). Cảng giao hàng cho chủ hàng:
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O- Delivery Order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 03 bản D/O cho người nhận hàng.
Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản.
Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 03 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng. Tại đây lưu 01 bản D/O.
Chủ hàng mang 02 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 01 bản D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chủ hàng làm thủ tục hải quan.
Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng.
2.2. Đối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng
Khi chủ hàng có khối lượng hàng hóa lớn chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời như phân bón, xi măng, than, quặng… thì chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu. Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L, lệnh giao hàng (D/O). Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hóa Manifest, cảng sẽ lên hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu để nhận hàng.
Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hóa đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Đối với tàu vẫn phải lập Tally Sheet và Roroc như trên.
2.3. Đối với hàng nhập bằng Container
a). Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm tra hàng hóa. Chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt.
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng hóa.
b). Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.
