Trong một ngày, kế toán phải xử lý không biết bao nhiêu loại chứng từ kế toán với số lượng vô cùng khó kiểm soát. Vậy làm sao để sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán thuế một cách thật khoa học, hợp lý để việc quản lý với kế toán không còn khó khăn? Sau đây sẽ là hướng dẫn quy trình lưu trữ sổ sách để các bạn tham khảo:
Bước 01: Khai báo thuế
– Bìa xanh
– Báo cáo thuế tháng/ quý
+ Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào
+ Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: BC26/AC
– Phiếu thu, phiếu chi, phiếu hạch toán công nợ
+ Hóa đơn đầu ra liên xanh sắp trước
+ Hóa đơn đầu vào liên đỏ sắp sau
– Thông báo phát hành hóa đơn trong kỳ nếu có, hóa đơn mẫu và các hợp đồng in …
Bước 02: Phiếu Thu – Chi – Hạch Toán
1. In toàn bộ Phiếu Thu từ tháng 01 đến tháng 12
2. In toàn bộ Phiếu Chi từ tháng 01 đến tháng 12
3. In toàn bộ Phiếu Hạch Toán từ tháng 01 đến tháng 12
4. In toàn bộ Phiếu Xuất – Phiếu Nhập Kho trong năm đóng thành tập, nếu nhiều chia làm nhiều cuốn, ít thì đóng lại thành 01 cuốn
Bước 03: In sổ sách kế toán
+ Bìa NKC & In NKC từ tháng 01 đến tháng 12
+ Bìa Sổ Cái & In toàn bộ sổ cái 1 tháng đóng thành cuốn mỗi tháng là 01 cuốn từ TK loại 01 – đến TK loại 09
– Cân Đối Phát Sinh
– Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh
+ Bìa Sổ Quỹ: tiền mặt và tiền gửi: in Sổ quỹ tiền mặt+ Sổ tiền gửi Ngân Hàng
+ Bìa Bảng Tổng Hợp Công Nợ và Sổ Chi Tiết Công Nợ
– Bảng tổng hợp Công nợ phải thu, phải trả
– Sổ chi tiết công nợ từng đối tượng khách hàng
– Tài khoản in là: 131,331
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH
– In tổng hợp NXT từ tháng 01 đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn
– Ịn sổ chi tiết NVL, HH thành nhiều cuốn
– Tài khoản in là: 152,153,155,156
+ Bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước
– Bìa & In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 01 đến tháng 12
– Tài khoản in là: 214, 242
+ Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154
– Bìa xanh: In bảng tổng hợp giá thành 154 toàn bộ từ tháng 01 đến tháng 12
– Sổ chi tiết tài khoản 154 cho từng đối tượng công trình
– Lập 1 bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng
– Phân tách giá thành chi tiết cho từng mục đã xuất hóa đơn: 621,622,623,627 theo từng tháng phát sinh của tài khoản giá thành công trình cần theo dõi
Bước 04: Báo cáo tài chính
– Bảng cân đối kế toán
– Bảng cân đối tài khoản phát sinh
– Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Lưu chuyển tiền tệ
– Thuyết minh báo cáo tài chính
* Tờ khai quyết toán thuế TNDN
– Phụ lục Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Phụ lục chuyển lỗ ( nếu có)
– Phụ lục ưu đãi thuế (nếu có)
* Tờ khai quyết toán thuế TNCN
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
Chú ý: in báo cáo tài chính đã nộp cơ quan thuế >= 02 bản để sau này 1 bản gửi cơ quan thuế khi kiểm tra tại doanh nghiệp
– Báo cáo tài chính sau khi nộp cơ quan thuế lập 01 bản nộp cơ quan thông kê, và nộp cái mẫu cho cơ quan thống kê
Bước 05: Hợp đồng
+ Hợp đồng kinh tế các loại: Ra + Vào
+ Bìa xanh: Hợp đồng Ra + Vào
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Đầu Vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán Ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
+ Hồ Sơ Lao Động
– Bìa xanh: Lao Động
– In Quyết toán thuế TNCN năm đã nộp
– In toàn bộ hợp đồng lao động ra giấy, kẹp cùng chứng minh nhân dân photo.
– In toàn bộ Bảng Lương, Chấm công 12 tháng liên tục
– Lưu toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương.
