Khi tính toán các con số trong hóa đơn có thể xảy ra trường hợp bị lẻ số và để thuận lợi cho việc tính toán các bước sau này hay trả tiền cho hóa đơn thì kế toán phải làm tròn số liệu. Vậy, trong hóa đơn kế toán được phép hay có những quy định làm tròn số như thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé
1. Quy định về việc làm tròn số trong kế toán
– Điều 17 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật kế toán thì việc làm tròn số cần bảo đảm nguyên tắc làm tròn đến đơn vị tính ghi trên chứng từ.
2. Nguyên tắc làm tròn số khi viết hóa đơn trong kế toán
** Căn cứ Điều 11 và Điều 30 của Luật Kế toán, đơn vị tiền tệ rút gọn khi lập báo cáo tài chính hoặc công khai báo cáo tài chính được quy định như sau:
– Đơn vị kế toán khi lập BCTC tổng hợp hoặc BCTC hợp nhất từ BCTC của các đơn vị kế toán trực thuộc, nếu có số liệu báo cáo trên 9 chữ số thì được lựa chọn sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng) hoặc triệu đồng (1.000.000 đồng) để lập BCTC.
– Đơn vị kế toán khi công khai BCTC được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng hoặc triệu đồng quy định tại khoản 1 Điều này.
– Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị; nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính.
**Theo đó : Các quy định như trên thì cách làm tròn số khi viết hóa đơn giá trị gia tăng được triển khai như sau:
– Làm tròn đến đơn vị tính
+ Đơn vị tính là đồng => làm tròn đến giá trị đồng
+ Đơn vị tính là nghìn đồng => làm tròn đến giá trị nghìn đồng…
– Số lẻ sau hàng đơn vị có giá trị >= 5 => cộng thêm 1 đơn vị (làm tròn nên).
– Số lẻ sau hàng đơn vị có giá trị <5 => không tính (bỏ)
*Ví dụ: Về cách làm tròn số trên hóa đơn chứng từ như sau:
– Giả sử bạn có giá trị: 25.561,78 đồng => làm tròn thành 25.562 đồng.
– Nếu bạn có giá trị là 9.692 đồng => không được làm tròn thành 9.7 đồng mà phải giữ nguyên giá trị 9.692 đồng.
– Tức nếu đơn vị tính là đồng thì được phép làm tròn số sau dấu phẩy.
– Trong trường hợp đơn vị tính là nghìn đồng => bạn được làm tròn đến đơn vị nghìn
Ví dụ: 2.490.520,75 nghìn đồng => làm tròn thành 2.490.521 nghìn đồng.
**Chú ý: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp được phép giao dịch bằng ngoài tệ theo quy định của pháp luật thì tổng số tiền được viết là ngoại tệ nhưng phần chữ phải được viết bằng tiếng việt.
** Căn cứ tại Điều 18 Chương III của Thông tư số 153/2010/TT-BTC Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định:
– Lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
– Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
– Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này”.
=> Căn cứ các quy định trên, thuế GTGT được xác định bằng giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế bán ra nhân (x) với thuế suất thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ đó. Trường hợp trong hợp đồng quy định giá thanh toán là giá đã bao gồm thuế GTGT thì giá tính thuế được xác định theo công thức:
– Giá tính thuế = Giá thanh toán 1 + thuế suất
– Do đó, hóa đơn phải thể hiện giá tính thuế, thuế suất GTGT, thuế GTGT theo đúng thực tế phát sinh và hợp đồng kinh tế để làm căn cứ kê khai, nộp thuế.
