Kế toán tiền lương là việc hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố như: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán…. để lập bảng tính, thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tuy nhiên công việc này đòi hỏi phải rất cẩn thận vì dễ mắc sai sót. Bài viết sau đây, sẽ chia sẻ những vấn đề mà một kế toán tiền lương cần chú ý sai sót nhé!
Tiền lương, tiền công là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào nói chung và người làm kế toán nói riêng cũng cần phải hết sức lưu tâm. Công việc này luôn đi liền với những hóa đơn, chứng từ và những con số, đôi khi nó khiến chúng ta không thể tránh khỏi những sai sót. Chỉ cần một lỗi nhỏ thôi cũng đã đủ gây phiền phức và hậu quả nghiêm trọng. Vậy thì làm sao để tránh gặp phải những lỗi đấy? Nào, mời các bạn cùng xem chia sẻ của trung tâm nhé!
1. Chứng từ
Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan: Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu, các phiếu chu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng, phiếu chi thiếu định khoản kế toán, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “ Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng “ Chứng từ gốc kèm theo”.
Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.
Một số khoản chi > 100.000 đồng không có hóa đơn tài chính.
Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty…-> PhảI điều chỉnh lấy từ quỹ
Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính )..> cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:
+ Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp
+ Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo.
Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian: Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình; Ngày đề nghị thanh toán sau ngày hóa đơn tài chính; Ngày tháng trên hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.
Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ.
+ Chi phí cho nhân viên
Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện công tác lưu động > 15 ngày/tháng
Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm lưu công kèm theo.
Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
Chi từ quỹ dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức CBNV, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc.
+ Chi phí mua nguyên vật liệu
Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng.
Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên hóa đơn tài chính, không có định mức.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
Chi sửa chữa lớn đó ghi nhận vào tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị.
+ Chi phí bằng tiền
Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm
Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm
Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào.
+ Thực hiện ký kết hợp đồng vượt phân cấp
Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, có thể ký vượt cấp hoặc hcia nhỏ giá trị hợp đồng .
Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung
Một số hợp đồng đã hết hiệu lực thi hành hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù hợp nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng.
2. Hạch toán
Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng
Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần
Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời
Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền
Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền.
Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng…”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng)
Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch
Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
3. Lưu trữ chứng từ
Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn
Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Trên đây là những sai sót thường gặp phải khi làm công việc kế toán tiền lương. Nếu bạn là kế toán viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm, thì cách tốt nhất là bạn nên tham gia một khóa kế toán thực hành tổng hợp hoặc tìm hiểu sử dụng phần mềm kế toán misa/fast,… sẽ rất hữu ích cho công việc của bạn đấy!
