Quản lý hàng tồn kho luôn luôn là một trong những vấn đề được quan tâm tại các doanh nghiệp Việt Nam bởi công tác quản lý còn hạn chế khiến tình trạng thâm hụt hoặc tồn ảo luôn xảy ra làm ảnh hưởng tới quá trình hoạt động kinh doanh. Vậy nguyên nhân cho sự khó khăn cho công tác quản lý kho nằm ở đâu.
1. Tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa
Đa phần các doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho bằng việc ghi chép vào sổ sách hoặc nhập lên excel nhưng cả hai cách này đều tốn rất nhiều thời gian nhập liệu và khả năng xảy ra sai sót hay mất dữ liệu là rất lớn.
Trong trường hợp, kho hàng bị mưa lũ hoặc hỏa hoạn đến sổ sách quản lý hàng tồn cũng hỏng thì doanh nghiệp kiểm kê hàng hóa dựa vào đâu? Tất nhiên, không thể sử dụng trí nhớ ở hoàn cảnh này được.
Đối với những doanh nghiệp có số lượng hàng hóa quá nhiều với trăm, nghìn chúng loại mặt hàng và mỗi mặt hàng có hạn sử dụng riêng, quy định bảo quản riêng thì công việc của thủ kho không thể hoàn thành nếu không có sự hỗ trợ của công cụ hiện đại.
2. Đảm bảo định mức tồn kho
Việc đảm bảo tồn kho một số lượng hàng hóa nhất định là yêu cầu bắt buộc của tất cả doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên, với cách quản lý bằng excel hay ghi chép thông thường thì chủ doanh nghiệp không thể cập nhật tức thì chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất.
Việc quản lý kho theo phương pháp cũ cũng khiến kết quả phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho thiếu chính xác do không xác định được thứ tự tiêu thụ/ sử dụng các mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho. Và chủ doanh nghiệp cũng không thể lập kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính xác thực do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không chính xác.
3. Kiểm soát tồn kho tức thì
Vì không nắm bắt được tức thì số lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp bị đối thủ hớt tay trên hợp đồng lên đến 9 số 0 cung cấp trang thiết bị nhà tắm cho một dự án chung cư là một câu chuyện có thật.
Nhà quản lý có thể thường xuyên vắng mặt tại công ty để đi gặp đối tác mở rộng quan hệ làm ăn nên rất cần các báo cáo về số lượng hàng tồn kho ngay tức thì mà không mất thời gian chờ đợi thủ kho, kế toán lập và gửi báo cáo. Đây là một nhu cầu chính đáng của người làm quản lý nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được việc này.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát 3 khó khăn trên bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý kho được liên kết với phần mềm kế toán. Việc quản lý hàng tồn kho theo cách này sẽ giúp doanh nghiệp:
Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng, dễ tìm, dễ kiểm, dễ di chuyển/ xếp dỡ. Theo dõi chặt từng khâu xuất nhập hàng, số lượng hàng tồn trong kho,…
Đảm bảo đồng bộ số liệu giữa giá trị và hiện vật của từng mặt hàng tồn kho, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, giữa số liệu ghi trên sổ sách kế toán và số liệu thực tế trong kho.
