Đặt cọc có phải là khoản trả trước không? Khi DN nhận tiền đặt cọc thì có cần phải xuất hóa đơn hay không? Kế toán sẽ hạch toán như thế nào khi nhận tiền đặt cọc? Bài viết sau đây, sẽ chia sẻ về vấn đề này nhé!
1.Tiền đặt cọc có phải là khoản trả trước không? Và có phải lập hóa đơn không?
Đặt cọc thực tế là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị trong một thời hạn để đảm bảo giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Có nghĩa là:
+ Khi hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền
+ Nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc
+ Nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
Như vậy, tiền đặt cọc không phải là khoản trả trước nhé!
Còn đối với trả tiền trước – đây là khoản tiền mà khách hàng trả trước một phần giá trị hợp đồng đã ký kết. Khi có bên vi phạm nghĩa vụ hay không tiến hành giao kết hợp đồng như ban đầu thì khoản tiền trả trước này về nguyên tắc sẽ được hoàn trả lại bên đã trả và sẽ không chịu vất cứ khoản phạt cọc nào.
Chi tiết theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:
+ Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
Bộ Tài chính trả lời Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn các hội viên, các doanh nghiệp biết để thực hiện.
Như vậy, khi nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn.
2.Cách hạch toán tiền đặt cọc.
+ Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
+ Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112.
Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc thì hạch toán như sau:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
