Nhiều quan niệm cho rằng kế toán thanh toán và kế toán công nợ là một. Về nội dung và cách thức theo dõi quản lý giống nhau nhưng trên thực tế kế toán thanh toán thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi trong công ty khi có các nhu cầu thanh toán bằng TM (tiền mặt), chuyển khoản (CK) còn kế toán công nợ theo dõi các khoản công nợ với khách hàng: công nợ nội bộ, các công nợ khác … song 2 bộ phận này có mối liên quan mật thiết với nhau.
Từ suy nghĩ trái ngược trên, sau đây Viện Đào tạo Kế toán Đức Minh sẽ chia sẻ cho các bạn về công việc thực tế của kế toán thanh toán cần làm như sau:
1. Theo dõi các khoản thu, chi
2. Theo dõi và kiểm soát các hoạt động thu ngân
3. Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt, chuyển khoản
4. Hạch toán chuẩn các nghiệp vụ trong phần mềm
5. Sắp xếp chứng từ khoa học
6. Kỹ năng mềm
Chúng ta đi xét từng vấn đề cụ thể tại mục (1), (2), (3):
– Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền (111, 112, 113): của các cổ đông, thu hồi công nợ, thu tiền của thu ngân hàng ngày.
– Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên và đôn đốc thu hồi nợ. – Theo dõi tiền gửi ngân hàng (theo dõi chi tiết từng ngân hàng, từng khách hàng cụ thể)
– Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, tuần => Báo cáo kế hoạch với cấp Quản lý => Chủ động liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo.
– Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp (331) như: đối chiếu công nợ (cần có biên bản đối chiếu, ký và đóng dấu của 2 bên), nhận hoá đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi…
– Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng ngoài, Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng (Căn cứ vào Quy định của công ty. Trường hợp tạm ứng từ 5-7 ngày phải hoàn ứng cho công ty, nếu không kịp thời gian thì nhân viên đó bị khấu trừ trực tiếp vào tiền lương của tháng sau).
Ví dụ quy định đi công tác là được 250.000đ/ngày tiền nhà nghỉ nhưng nhân viên ở nhà nghỉ là 350.000đ/ngày, nếu chúng ta không nắm quy chế công tác phí thì chúng ta đã có sai sót chỗ này và vẫn duyệt 350.000đ/ngày => Dẫn đến thất thoát 150.000đ)
– Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ của thu ngân => Kiểm soát các chứng từ của thu ngân trong trường hợp hệ thống PDA không hoạt động => Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.
Chúng ta đi xét từng vấn đề cụ thể tại mục (4): Hạch toán chuẩn các nghiệp vụ trong phần mềm.
Muốn hạch toán chuẩn các nghiệp vụ thì nguyên lý kế toán chúng ta phải nắm chắc. Ngoài ra cần bám sát và các thông tư, nghị định (TT 133, TT 200) để hạch toán phù hợp. Ví dụ cụ thể sau:
- Đối với kế toán thanh toán: Nợ 331 /Có 111, 112 (cần mở thêm chi tiết công nợ khách hàng)
- Đối với kế toán công nợ phải trả: Nợ 211;156 / Có 331(cần mở thêm chi tiết công nợ khách hàng)
Chúng ta đi xét từng vấn đề cụ thể tại mục (5): Sắp xếp chứng từ khoa học
+ Hoá đơn bán ra nên kẹp cùng với chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có… Ngoài ra có thể kẹp thêm phiếu XK, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng (nếu có)
+ Hoá đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như uỷ nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng
+ Nếu hàng hoá bán chịu thì kẹp cùng với phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý nếu có…
Kế toán thanh toán cũng cần chú ý một số điểm sau:
+ Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) theo đúng chức danh.
+ Nên kẹp riêng các chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần.
Chúng ta đi xét từng vấn đề cụ thể tại mục (6): Kỹ năng mềm
– Nghiệp vụ tốt, kỹ năng giao tiếp và thuyết trình, làm tốt các phần mềm chuyên dụng. Ngoài ra thì những điểm sau được sau được gọi là lợi thế khi bạn ứng tuyển vị trí kế toán thanh toán:
– Đã từng làm kế toán công nợ, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc, làm việc theo nhóm, trung thực, nhanh nhẹn và chịu được áp lực công việc cao.
– Chấp nhận làm việc ngoài giờ khi có yêu cầu đột xuất
– Giỏi Excel cũng là 1 lợi thế.
