Sẽ có những trường hợp tăng hoặc giảm lao động trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Khi tăng hoặc giảm lao động, bộ phận nhân sự hoặc kế toán sẽ cần làm thủ tục báo tăng hoặc giảm với cơ quan bảo hiểm xã hội. Vậy nên kế toán hoặc nhân sự cần lưu ý một vài vấn đề về báo tăng/giảm lao động như sau:
1. Khi nào doanh nghiệp phải báo tăng/giảm lao động?
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp là một trong những trường hợp mà doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội.Cụ thể:
|
Tăng lao động |
Giảm lao động |
| Tăng lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là tăng số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:
– DN giao kết hợp đồng lao động với người lao động – Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại – Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất – Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở ldên đi làm trở lại – Người lao động hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại,.. |
Giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là giảm số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:
– DN chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động – Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày – DN được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất – Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
– Tạm hoãn thực hiện Hợp đồng,… |
2. Thời hạn báo tăng/giảm lao động
Doanh nghiệp có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử.
|
Tăng lao động |
Giảm lao động |
| Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH. | Để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh DN có thể thực hiện mỗi tháng một lần.
Ví dụ: Hồ sơ tháng 06/2020 thì lập hồ sơ phát sinh từ ngày 01/06 đến ngày 30/06/2020. |
3. Hậu quả pháp lý khi chậm báo tăng/giảm lao động
3.1. Chậm báo tăng lao động
Hàng tháng, DN sẽ trích tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; đồng thời, trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN của từng người lao động theo mức quy định để nộp cho cơ quan BHXH. Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN chậm nhất là đến ngày cuối cùng của phương thức đóng (theo tháng, theo quý, 06 tháng một lần).
Do đó, trường hợp DN chậm báo tăng lao động dẫn đến việc chậm đóng, đóng thiếu bảo hiểm cho NLĐ là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, BHTN.
Căn cứ quy định tại Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì DN sẽ bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng khi có hành vi sau:
– Chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN
– Đóng BHXH, BHTN không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, BHTN mà không phải là trốn đóng.
Ngoài ra, DN còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng.
3.2. Chậm báo giảm lao động
Căn cứ Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và tham khảo Điểm 9.6 Mục 9, Điểm 10 Mục 10.3 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 thì:
Trường hợp DN báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm. Doanh nghiệp phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.
Trường hợp để KHÔNG đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì DN có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Ví dụ: Người lao động thôi việc ngày 31/05/2020.
– Nếu DN lập hồ sơ tháng 06/2020, DN báo giảm người lao động từ tháng 06/2020 vào ngày 01/06/2020 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 05/2020 và thẻ được sử dụng đến hết 30/06/2020.
– Nếu DN lập hồ sơ tháng 06/2020, DN báo giảm người lao động từ tháng 06/2020 vào ngày 28/05/2020 thì chỉ đóng BHXH, BHYT, BHTN BH TNLĐ-BNN đến tháng 05/2020 và được sử dụng thẻ BHYT đến hết 31/05/2020.
Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 06/2020 thì không được lập hồ sơ tháng 05/2020 trong các ngày còn lại của tháng 05/2020.
