Sổ sách kế toán là “bạn thân” của dân kế toán. Ngay cả khi bạn làm kế toán trên phần mềm kế toán bỏ qua được nhiều bước ghi thì những chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày bạn vẫn phải ghim, kẹp lại cẩn thận để lưu trữ. Đối với những kế toán đã hoạt động lâu năm thì việc ghi sổ sách trở nên quá dễ dàng nhưng với các bạn kế toán mới thì chắc hẳn còn nhiều bỡ ngỡ vì trong quá trình học tập chưa được thực hành nhiều.
Bước 1: Tập hợp chứng từ
Đối với kế toán việc tập hợp chứng từ là công việc đầu tiên cần lưu ý
1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thu 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
a) Hóa đơn chứng từ hợp pháp là:
– Hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.
– Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.
– Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
Một số rủi ro về hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ là có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán qua ngân hàng (>=20triệu); Nhưng Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Ví dụ 1:
Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ kế toán. Nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.
b) Hóa đơn hợp lệ là:
– Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:
+Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ Công ty mua, bán, mã số thuế, hình thức thanh toán (Tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (Nếu có);
+ Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (Nếu có), tổng số tiền thanh toán; số tiền bằng chữ;
+ Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của Gám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
– Hóa đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lự từ ngày 1/6/2014).
Một số lưu ý về hóa đơn về tính hợp lệ cần đáp ứng 1 số yêu cầu sau: Không vượt mức khống chế (Như chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu thanh toán, ..).
– Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 680.000đ/người/tháng.
+ Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
+ Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi
c) Hóa đơn hợp lý là:
– Khi nói đến hóa đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý: Nội dung trên hóa đơn phải đúng – phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp.
Ví dụ 2:
Hóa đơn chi phí ăn uống tiếp khách là hóa đơn hợp pháp nhưng hóa đơn ấy khi lấy về phải xem có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không? Hoặc hóa đơn nhiên liệu lấy về quá nhiều trong khi doanh nghiệp không có phương tiện vận tải.
2. Chứng từ ngân hàng:
– Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
– Giấy báo có: giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
– Phiếu hạch toán ngân hàng:
+ Sổ phụ ngân hàng.
+ Sao kê ngân hàng.
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.
3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Là số tiền doanh nghiệp phải nộp như
– Thuế TNDN (khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc quyết toán cuối năm).
– Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).
– Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).
– Các loại thuế, phí liên quan.
Bước 2: Phản ánh chứng từ
Là định khoản các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, Ngân hàng, Bảng kê, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
– Lưu ý khi phản ánh với chứng từ hóa đơn đầu vào: Phân biệt các hóa đơn đầu vào nhập kho xuất bán: được gọi là hóa đơn mua: nguyên vật liệu, hàng hóa, … và các hóa đơn mua về, mặt hàng phục vụ cho việc SXKD của Doanh nghiệp.
