Khi đi công tác tại nước ngoài sẽ phát sinh nhiều chi phí nằm ngoài dự kiến hơn so với việc công tác trong nước và thường những khoản chi công tác nước ngoài cũng sẽ lớn hơn. Vậy khi đi công tác nước ngoài doanh nghiệp cần phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ để được khấu trừ khi hạch toán chi phí thuế TNDN
1. Căn cứ pháp lý
Điều 4 TT 96/2015/TT-BTC
Khoản 4 Điều 5 TT 156/2013/TT-BTC
Công văn 21535/CT-TTHT, ngày 20/04/2018
Theo đó:
Trường hợp doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác nước ngoài để phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, có phát sinh chi phí đi lại, ăn ở tại nước ngoài và theo quy chế của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ bồi hoàn toàn bộ các chi phí này cho nhân viên dựa trên các hóa đơn chứng từ mà nhân viên mang về thì các khoản chi này được hạch toán vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
2. Các chứng từ như thế nào để hợp lý và được khấu trừ khi hạch toán chi phí thuế TNDN
* Nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
* Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển
* Đối với các chi phí phát sinh tại nước ngoài thì các hóa đơn, chứng từ của các chi phí này phải phù hợp với quy định của nước sở tại phải được dịch ra Tiếng việt theo hướng dẫn tại Thông tư 156/2013/TT-BTC. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch
* Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
