Dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì khi sử dụng các đơn vị kinh doanh cũng phải luyện tập quy định về thời hạn lưu trữ. Vì vậy, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu và cần phải thực hiện theo những yêu cầu gì?
1. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn .
Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về cách lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:
– Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử
– Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình
– Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
– Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không ảnh hưởng đến tính chất toàn vẹn của các thông báo dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Bên cạnh đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ đơn điện tử hóa; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.
Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông báo dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tiếp next line. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.
2. Yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP bảo đảm tính hợp pháp cho việc lưu trữ đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ đơn điện tử nói riêng, các đơn vị điện tử hóa khi lưu trữ phải đáp ứng đủ 03 yêu cầu sau:
– Một là, hóa đơn điện tử trong suốt thời gian lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, toàn thực, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch
– Hai là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo đúng và đủ thời gian theo quy định của luật kế toán
– Ba là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ được cấp phép trên giấy và chắc chắn có thể tra cứu khi được yêu cầu.
Chỉ khi trả lời các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới chắc chắn hợp pháp.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro làm mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị vi rút xâm nhập. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
3. Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ hóa đơn điện tử
Trong thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu các đơn vị kinh doanh vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, dù cố ý hay vô ý thì doanh nghiệp làm mất, cháy, hóa hỏng đơn giấy hay hóa đơn điện tử cũng bị xử phạt vi hành chính phạm với mức phạt như sau:
– Phạt từ 6-18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày
– Phạt từ 06 – 08 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế nếu sau 10 ngày.
– Phạt từ 10 – 20 triệu đồng với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, nhưng hỏng chưa gửi cho người mua; với các trường hợp không cài đặt hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 điểm trở lên
– Phạt từ 20 – 50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
