Hằng năm hoặc có thể là đột xuất, cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh, huyện sẽ kiểm tra việc chấp hành pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với các đơn vị công ty, doanh nghiệp có tham gia bảo hiểm cho người lao động. Để tránh những sai sót không đáng có trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những giấy tờ gì cho đầy đủ?
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi có cơ quan BHXH xuống thanh tra như sau
1. Bảng lương
2. Hợp đồng lao động
3. Danh sách trả lương
4. Hồ sơ đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT
5. Bản photo sổ BHXH của người lao động
6. Báo cáo tình hình sử dụng lao động
7. Khai trình sử dụng lao động
8. Giấy nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN
9. Quyết định của doanh nghiệp đối với người lao động
10. Các chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN
2. Đối với một số trường hợp đặc biệt cần thêm những giấy tờ khác như
2.1. Đối với trường hợp đề nghị thoái giảm bổ sung
– Quyết định chấm dứt hợp đồng của lao động đề nghị thoái giảm;
– Quyết toán thuế TNCN, bảng công, bảng lương của công ty tại thời điểm đề nghị truy giảm;
2.2. Đối với trường hợp xác minh để thanh toán thai sản cần thêm
– Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản
– Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo
*Lưu ý:
– Đơn vị mang 01 bộ hồ sơ gốc để kiểm tra và 01 bộ hồ sơ phô tô để lưu tại cơ quan BHXH
3. Một vài chú ý về chuẩn bị giấy tờ khi có cơ quan BHXH xuống thanh tra
3.1. Hợp đồng lao động
– Hợp đồng lao động: phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch => Ký khác quá là Bảo hiểm yêu cầu ký lại.
– Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1.5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “đăng ký sử dụng lao động” => Lập cả cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động.
– Hợp đồng lao động có thời hạn lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.
– Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,….
3.2. Sơ yếu lý lịch của tất cả lao động đang sử dụng
Trong công văn BH chỉ yêu cầu “sơ yếu lí lịch” nhưng để chắc chắn thì chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ (tất cả giấy tờ đều phải được công chứng) gồm:
+ Sơ yếu lý lịch
+ Chứng minh thư/ hộ chiếu
+ Giấy khám sức khoẻ
+ Sổ lao động (nếu có)
+ Giấy chứng nhận hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú
+ Bằng cấp và chứng chỉ liên quan
3.3. Bảng chấm công và bảng thanh toán lương
– Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi người lao động mà doanh nghiệp đang báo giảm / thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.
– Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.
– Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).
3.4. Đăng ký thang bảng lương
Địa điểm:Tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị
* Hồ sơ cần chuẩn bị
1. Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương
2. Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương
3. Quy chế trả lương
4. Quy định chức danh công việc trong công ty
5. Quyết định ban hành thang bảng lương
6. Thang bảng lương
3.5. Đăng ký sử dụng lao động
Mẫu Hợp đồng lao động theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH
Địa điểm: Nộp hồ sơ tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh củađơn vị
* Hồ sơ cần chuẩn bị
1. Công văn khai trình lao động
2. Danh sách đăng ký sử dụng lao động (xin tại phòng lao động thương binh xã hội quận)
3. Hợp đồng lao động (làm theo mẫu Hợp đồng lao động theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH)
Chúc các bạn có những đợt kiểm tra suôn sẻ, thành công !
