Vẫn biết quản lý công nợ hiệu quả đó là yêu cầu cấp thiết đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động bắt đầu gặp rắc rối trong vấn đề này dẫn đến bị chiếm dụng vốn và tốn nhiều thời gian, nguồn lực nhưng vẫn chưa tìm ra được những cách thức hiệu quả để giải quyết
1. Quy chế quản lý công nợ khách hàng
Tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng nhà cung cấp và tình trạng công nợ mà mỗi doanh nghiệp sẽ có quy chế quản lý riêng. Có những doanh nghiệp quản lý theo thời gian, có doanh nghiệp quản lý theo nhóm nhà cung cấp, nhóm khách hàng, có doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý ngẫu nhiên,… Doanh nghiệp cần soạn thảo một quy chế chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh. Cần ràng buộc bằng một số yêu cầu để không cho công nợ phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.
2. Cách quản lý công nợ hiệu quả
Xu hướng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa mọi nguồn vốn. Muốn thu hồi nhanh những khoản phải thu từ khách hàng và kéo dài thời gian thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp. Để có thể tận dụng hợp lý nguồn vốn bạn cần có cách quản lý công nợ hiệu quả. Dưới đây là một số điều cần chú ý:
– Đánh giá, phân loại khách hàng theo từng nhóm để quản lý.
– Xây dựng được chính sách bán hàng hợp lý, rõ ràng ngay từ ban đầu cho từng cấp phân phối, cho từng đối tượng khách hàng.
– Chuẩn bị nhân sự đầy đủ cho từng giai đoạn: nhân sự chuyên trách, đốc thúc thu hồi nợ phải thu từ khách hàng nhanh chóng, đúng thời hạn. Đối với những nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình giao tiếp khách hàng với mục đích thu hồi, chi trả công nợ cần nắm vững một số kỹ năng như: lưu trữ cẩn thận tài liệu giao dịch với khách hàng dưới mọi hình thức, luôn giữ được bình tĩnh và tác phong chuyên nghiệp; bám sát theo dõi chặt chẽ mọi động thái chi trả, khất nợ của khách hàng.
– Nhân sự đánh giá, theo dõi báo cáo công nợ hàng tuần, hàng tháng. Lập chỉ tiêu, chỉ số KPI để đánh giá được tình tình nợ phải trả, hiệu quả quản lý công nợ phải thu.
Tuy nhiên nếu có thể kế toán doanh nghiệp vẫn nên đầu tư một phần mềm kế toán để không chỉ giải quyết công nợ hiệu quả hơn mà còn thuận tiện, nhanh gọn, chính xác trong nhiều công đoạn khác nữa.
