Viết sai hoá đơn GTGT là một trong những sai sót rất phổ biến đối với các kế toán khi lập hoá đơn chứng từ. Sai sót có thể nhiều mức độ khác nhau từ không trọng yếu đến trọng yếu.
Các trường hợp viết sai hóa đơn
1.Trường hợp 1
Viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua
2.Trường hợp 2
Viết sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai ngày tháng, sai tiền thuế giá trị gia tăng, sai mã số thuế….
– Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống
– Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuống
Để các hoá đơn sai sót trên hợp lệ, giá trị thuế GTGT trên hoá đơn đủ điều kiện kê khai khấu trừ thì kế toán phải xử lý như sau:
Hướng dẫn xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT:
1.Cách xử lý trường hợp 1:
Việc hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua, được quy định rõ ràng trong Thông tư 26/2015/TT-BTC
– Tại Điều 3, Khoản 7 Sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:
“b) Sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 2 Điều 16 như sau
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Căn cứ theo quy định trên:
Đối với những hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì:
+ Lập Biên bản điều chỉnh ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật.
+ Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót về địa chỉ, tên trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
2.Cách xử lý trường hợp 2:
Kể từ ngày 01/06/2014 theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể như sau:
a) Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống.
Cách xử lý: Chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.
b) Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuống.
* Trường hợp chưa kê khai thuế
Cách xử lý:
– Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai (không cần phải lập biên bản hủy hóa đơn). Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn.
– Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình).
– Lập lại hóa đơn mới, hai bên dùng hóa đơn mới để khai thuế.
* Trường hợp đã kê khai thuế
– Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, địa chỉ, mã số thuế…không ảnh hưởng đến số tiền thuế GTGT phải nộp và khấu trừ:
Cách xử lý:
– Hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót,
– Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu…
– Khi kê khai: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thu và thuế GTGT ghi bằng “0”)
– Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá … ảnh hưởng đến số tiền:
Cách xử lý:
– Hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót,
– Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế GTGT…, tiền thuế GTGT cho hoá đơn số…, ký hiệu…
– Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Khi kê khai: Tại kỳ kê khai hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.
Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm: Khi kê khai:
+ Bên bán ghi âm (-) “Chỉ tiêu số 9 – Doanh thu” trên PL 01-1/GTGT, thuế GTGT sẽ tự động cập nhật”
+ Bên mua ghi âm (-) “Chỉ tiêu số 9 – Giá trị hàng hóa, dịch vụ” trên PL 01-2/GTGT.”
