Qua một số kỳ quyết toán với cơ quan thuế cũng như tư vấn thực tế về vấn đề tiền lương trong các doanh nghiệp mình có một số vấn đề muốn chia sẻ với các bạn kế toán hy vọng giúp ích phần nào cho các bạn trong các tác hạch toán chi phí tiền lương phù hợp với quy định của luật thuế hiện hành.
Có thể nói, chi phí tiền lương là bộ phận chi phí không thể thiếu hoạt động của bất cứ loại hình doanh nghiệp nào. Vậy tại sao trong quá kiểm tra quyết toán thuế, có doanh nghiệp bị loại hàng tỷ chi phí tiền lương, có doanh nghiệp thậm chí không được tính trừ một đồng chi phí tiền lương nào.
Trong Thông tư 96/2015 hướng dẫn chi tiết thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp có quy định:
Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau sẽ không được trừ:
Thứ nhất: Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
Chúng ta đã biết, với cơ quan thuế thì cho dù khoản chi của doanh nghiệp là có thật và chính xác 100% nhưng không có đủ chứng từ chứng mình thì khoản chi đó vẫn không được trừ. Do đó, khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán cần tập hợp đủ các hồ sơ, chứng từ cơ bản như:
– Hợp đồng lao động
– Bảng chấm công, bảng theo dõi làm thêm giờ
– Bảng thanh toán tiền lương
– Phiếu chi lương (hoặc chứng từ phản ánh chi lương)
– Bảng ký nhận lương của nhân viên
Trên thực tế có những doanh nghiệp hạch toán chi phí tiền lương hàng tỷ đồng trên tài khoản 334 (phải trả cho người lao động) nhưng khi kiểm tra cán bộ thuế hỏi hợp đồng lao động đâu thì không hề có, có doanh nghiệp thì hàng tháng chỉ làm đúng một phiếu chi tiền lương cho nhân viên mà không có các chứng từ theo dõi thời gian làm việc hay bảng tính lương. Thậm chí có những doanh nghiệp thì có đầy đủ hợp đồng lao động, bảng chấm công, thanh toán lương nhưng lại không có chữ ký của người lao động nhận tiền thì cũng không chứng minh được khoản chi đó là có thật và cơ quan thuế hoàn toàn có thể loại bỏ khoản chi phí này các bạn nhé!
Lưu ý nữa là nếu khoản chi đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả (trừ trường hợp doanh nghiệp có lập quỹ dự phòng tiền lương), tức là trường hợp doanh nghiệp nợ lương của nhân viên nếu chốt đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (31/03 của năm sau) vẫn chưa thanh toán thì khoản chi này sẽ không được trừ.
Thứ hai: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
Điều này có nghĩa, khi ký hợp đồng lao động phải thể hiện cụ thể mức lương và các khoản tiền thưởng nếu có.
Các khoản tiền thưởng, mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nếu muốn được tính vào chi phí được trừ phải được quy định ngay trong hợp đồng lao động hoặc trong quy chế tài chính của công ty, tức là cơ quan thuế phải có căn cứ để xác định mức chi lương, thưởng này có phù hợp hay không.
Thứ ba: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
Nếu như các bạn hạch toán tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì phải lưu ý ngay đến quy định này của luật thuế.
Có công ty TNHH một thành viên hạch toán lương của giám đốc trên bảng lương hàng tháng là 10 triệu đồng/ tháng (cả năm là 120 triệu đồng/năm), như vậy là khoản chi phí tiền lương trên đã được tính vào chi phí của doanh nghiệp nhưng khi lập tờ khai tự quyết toán, doanh nghiệp không tự điều chỉnh giảm khoản chi phí không được trừ này ra khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Do đó, khi thanh tra cơ quan thuế kiểm tra phát hiện đã loại ngay trên bảng lương 120 triệu đồng/năm, dẫn đến lợi nhuận trước thuế tăng thêm một khoản đúng bằng 120 triệu, và tiền thuế TNDN bị truy thu là 24 triệu đồng (thuế suất 20%), chưa kể phạt nộp chậm và các khoản phạt liên quan khác.
Như vậy, nếu hạch toán lương chủ doanh nghiệp của hai loại hình công ty này, tốt nhất các bạn nên để ngoài bảng lương để không phải loại trừ chi phí và cũng không phải quyết toán thu nhập cá nhân cho khoản thu nhập này của chủ doanh nghiệp.
Ngoài ra các khoản thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh thì cũng không được tính vào chi phí được trừ các bạn nhé.
Trên đây là một vài vấn đề nhỏ chia sẻ với các bạn về cách hạch toán chi phí tiền lương để được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc hạch toán quỹ lương như thế nào cho hợp lý, làm thế nào để vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa đảm bảo được lợi ích của người lao động mà vẫn làm đúng pháp luật thuế xin được chia sẻ với các bạn trong bài viết sau nhé!
