Thanh tra thuế là thử thách bậc nhất đối với kế toán thuế. Không phải ai cũng đủ cứng để có thể làm việc được với cán bộ thuế khi họ xuống đơn vị kiểm tra. Bài viết sau sẽ chỉ ra những nguyên tắc cần lưu ý khi bị thanh tra thuế để các kế toán thuế có thể tự tin hơn để vượt qua được quá trình này.
1. Soát xét lại toàn bộ hồ sơ
Thông thường vào cuối năm, các chi cục thuế sẽ lên danh sách những doanh nghiệp năm tới thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế. Đối tượng được ưu tiên sẽ là những doanh nghiệp có dấu hiệu bỏ trốn. Những doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế. Tiếp đó là những doanh nghiệp lớn, nhỏ. Khi có danh sách chính thức, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn sơ qua về kế hoạch, nội dung quyết toán.
Vậy khi nhận được thông tin này, bạn cần soát xét lại toàn bộ hồ sơ quyết toán theo nội dung kiểm tra của cơ quan thuế. Có 2 trường hợp có thể xảy ra:
- Hồ sơ sai sót và thiếu nhiều: Trường hợp này bạn cần có thêm thời gian để bổ sung và chỉnh sửa những sai sót. Cách thức duy nhất chính là bạn hãy trao đổi với đội kiểm tra thuế. Nhờ họ đẩy lịch quyết toán xuống.
- Nếu hồ sơ ổn, có thể tiến hành quyết toán thuế: Nếu hồ sơ hoàn thiện tốt. Hãy hoàn thiện nốt những hồ sơ chứng từ còn thiếu và đóng gói cẩn thận thành từng mục và sẵn sàng tiếp đón đoàn thuế. Nếu hồ sơ quyết toán thuế đúng pháp luật. Việc kiểm tra sẽ nhanh chóng, gọn nhẹ, không tốn quá nhiều thời gian.
2. Luôn có thái độ hợp tác
Thường là trước khi vào quyết toán thuế tại đơn vị. Các cán bộ thuế thường gửi cho bạn 1 danh sách những bảng biểu và yêu cầu bạn làm. Bạn cần phải có thái độ hợp tác và thể hiện các kỹ năng cần thiết trong trường hợp này. Khi đó, bạn nên xem những mẫu biểu nào dễ, hoàn thiện nhanh, ít sai sót nhất thì làm và gửi trước. Những vấn đề khó làm, nhạy cảm sẽ gửi sau. Luôn nhận điện thoại của Cán bộ thuế để tránh những ác cảm, ấn tượng không tốt. Từ đó sẽ tránh được những khó khăn trong công việc quyết toán sau này.
3. Cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ
Trong thời gian có đoàn kiểm tra thuế xuống làm việc tại đơn vị. Hãy để đoàn làm việc tại một phòng riêng biệt và không để toàn bộ hồ sơ sổ sách kế toán lưu trữ ở phòng đó. Khi cán bộ thuế yêu cầu có hồ sơ để kiểm tra. Thông thường họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm copy vào USB. Bạn hãy tìm 1 lý do để hạn chế nhất việc gửi file mềm cho họ do cán bộ thuế rất dễ kiểm tra và phát hiện ra những sai sót của bạn.
4. Lưu ý trong cách trả lời cán bộ thuế
Trong khi làm việc với cán bộ thuế, bạn nên chuẩn bị trước những vấn đề mà cán bộ thuế có thể thắc mắc và tìm kiếm các câu trả lời. Tùy thuộc đó là những câu chắc chắn bạn biết hoặc những câu không liên quan tới quyết toán thuế thì có thể trả lời ngay hay nếu là những câu hỏi phức tạp bạn cần xin thêm thời gian xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời 1 cách kín kẽ nhất. Không nên vội vàng trả lời các câu hỏi của cán bộ thuế. Bạn cần phải suy nghĩ và đưa ra câu trả lời thật hợp lý, dù bạn đã biết hay chưa biết câu trả lời. Bạn nên tránh ngồi ở phòng với họ càng nhiều càng tốt. Vì bạn ngồi ở đó càng nhiều họ lại càng có cơ hội để hỏi.
5. Đọc lại biên bản trước khi đặt bút ký
Sau khi làm việc tại doanh nghiệp một thời gian nhất định. Đoàn kiểm thuế sẽ có những văn bản tạm thời và thông báo tại đơn vị văn phòng. Hãy chú ý đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí nào có thể bỏ, và giải thích nhẹ nhàng với cán bộ vì sao lại bỏ phần chi phí này. Để được tính là chi phí được trừ, cần đáp ứng các điều kiện:
- Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp pháp;
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Không có trong những điểm không được trừ
6. Linh hoạt giải trình sau khi có biên bản ghi nhận
Các bạn cần sắp xếp các câu hỏi, nội dung cần trả lời, giải trình bằng công văn. Khi giải trình bạn cần lưu ý: Trả lời đúng câu hỏi, có trích dẫn, văn bản kèm theo đối với từng khoản mục chi phí. Lưu ý giải trình hợp lý và tránh những chi phí nhạy cảm. Bên cạnh đó, bạn cần quan tâm và tận dụng tối đa các mối quan hệ để giải trình đạt hiệu quả cao.
Nộp tiền thuế, tiền phạt khi có biên bản, quyết định phạt cuối cùng
Khi có biên bản, quyết định cuối cùng, bạn cần phải nhanh chóng sắp xếp kế hoạch tài chính để đi nộp. Tránh để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế nợ thuế. Vì việc này có thể sẽ ảnh hưởng tới các mức phạt của bạn sau này.
