Theo Luật lao động cùng luật doanh nghiệp và các thông tư đi kèm thì doanh nghiệp cần và bắt buộc phải lập 7 sổ sách kế toán sau:
1. Sổ quản lý lao động
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập Sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Sổ quản lý lao động có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động.
Doanh nghiệp có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào Sổ quản lý lao động.
2. Sổ quản lý người lao động chưa thành niên
Người lao động chưa thành niên là người lao động dưới 18 tuổi, trong đó sẽ bao gồm hai trường hợp chính sau đây:
Người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi.
Người lao động dưới 15 tuổi; ở đây lại bao gồm 02 trường hợp nhỏ là: Người lao động từ đủ 13 tuổi đến dưới 15 tuổi và Người lao động dưới 13 tuổi.
Khi giao kết hợp đồng lao động với những người lao động chưa thành niên thì doanh nghiệp cần lập Sổ quản lý người lao động chưa thành niên; ghi đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, công việc đang làm, kết quả những lần kiểm tra sức khoẻ định kỳ và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
3. Sổ thống kê tai nạn lao động
Doanh nghiệp phải thu thập, lưu trữ thông tin về tình hình tai nạn lao động xảy ra tại cơ sở của mình và lập Sổ thống kê tai nạn lao động theo từng năm (Mẫu Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 08/2016/TT-BLĐTBXH).
4. Sổ đăng ký cổ đông/ Sổ đăng ký thành viên
Doanh nghiệp phải lập và lưu giữ Sổ đăng ký thành viên trong Công ty TNHH NTV hoặc Sổ đăng ký cổ đông trong Công ty cổ phần từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Sổ đăng ký cổ đông/ Sổ đăng ký thành viên có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.
5. Sổ theo dõi công tác tuyên truyền, bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy và chữa cháy và hoạt động của đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở, chuyên ngành; Sổ theo dõi phương tiện phòng cháy và chữa cháy
Người đứng đầu cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ hoặc cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy và chữa cháy phải có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy của cơ sở. Trong đó bao gồm: Sổ theo dõi công tác tuyên truyền, bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy và chữa cháy và hoạt động của đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở, chuyên ngành; Sổ theo dõi phương tiện phòng cháy và chữa cháy.
6. Sổ kế toán
Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Tất cả các biểu mẫu sổ kế toán (kể cả các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký) đều thuộc loại hướng dẫn, không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc bổ sung, sửa đổi biểu mẫu sổ, thẻ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo trình bày thông tin đầy đủ, rõ ràng, dễ kiểm tra, kiểm soát.
7. Sổ lương
Sổ lương là sổ dùng để ghi chép các khoản tiền lương, thu nhập thực nhận hàng tháng của người lao động trong một đơn vị sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải lập sổ lương và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
