Nhiều bạn sinh viên được học về chuyên ngành kế toán nhưng chưa va chạm công việc thực tế bao giờ nên cũng chưa hề nghe thấy thuật chữ “Chữ ký số”. Bài viết sau đây, sẽ bổ sung những vấn đề về Chữ ký số giúp bạn đọc hiểu hơn về nó nhé!
1.Chữ ký số là gì?
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập đều gặp phải thắc mắc về thuật ngữ Chữ ký số – Thiết bị USB Token. Hãy cùng Kế toán Đức Minh tìm hiểu về khái niệm và phương thức hoạt động của Chữ ký số – Thiết bị USB Token trong bài viết này nhé!
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số.
Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử,…
Thiết bị thể hiện Chữ ký số chính là USB Token – là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng. Trong đó:
Khóa công khai (Public Key): đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
Khóa riêng (Private Key): đây là thông tin bí mật của khách hàng, được dùng để tạo ra Chữ ký số. Bản chất của việc sử dụng thiết bị USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.
+ Đặc điểm của USB Token:
Lưu giữ khóa bí mật cũng như chứng thư số của thuê bao.
Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao (32 bit).
Thiết bị phù hợp với người dùng cá nhân và cơ quan sử dụng ký với lưu lượng vừa phải.
Mỗi USB Token có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token và được gắn duy nhất với một khách hàng. Khi nhấn nút trên Token một dãy các mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện (gồm 6 chữ số hiện ra trên màn hình phía trên Token) và thay đổi liên tục trong một khoảng thời gian nhất định (30 giây hoặc 60 giây). Mỗi một mã số của USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch tại một thời điểm nhất định và mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số được tạo ra theo thuật toán rất phức tạp mà cho đến nay chưa có trường hợp nào bẽ khóa thành công.
Hiện nay, có các nhà cung cấp dịch vụ Chữ ký số được Nhà nước cấp phép là VINA – CA, FPT, Viettel, VNPT, Bkav, Nacencomn,… Tùy theo nhà cung cấp Chữ ký số mà mã pin được cài đặt mặc định ban đầu. Ví dụ: với VINA-CA thì mã pin là 12345678, với VNPT thì mã pin là 12345678, với Viettel thì mã pin là viettel-ca,… Tuy nhiên, khi nhận bàn giao thiết bị USB Token, các bạn nên thay đổi mã pin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, nếu nhập sai mã pin 5 lần, USB Token sẽ bị khóa. Các bạn cần liên hệ với Tư vấn Chữ ký số hoặc Nhà cung cấp Chữ ký số để được hỗ trợ setup lại mã pin mặc định cho doanh nghiệp mình tiếp tục sử dụng.
2.Chữ ký số để làm gì?
Theo chủ trương giảm thiểu thời gian xử lý thủ tục hành chính, giảm thời gian xử lý thủ tục tăng cường sự tham gia của
Khi mua mới token hoặc chuyển đổi nhà cung cấp, kế toán công ty sau khi thanh toán và cung cấp các tài liệu xong, đơn vị chữ ký số khởi tạo và tiến hành bàn giao cho người sử dụng, khi bạn giao, kế toán cần yêu cầu họ bàn giao đầy đủ bộ chứng từ gồm:
– Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
– Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số NEWTEL_CA;
– Hóa đơn giá trị gia tăng.
– USB token
3. Hướng dẫn chi tiết sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.
+ Đăng ký chữ ký số với Hệ thống nhận tờ khai qua mạng:
Để có thể sử dụng chữ ký số khi thực hiện thủ tục cơ quan thuế qua mạng, trước tiên kế toán cần thực hiện đăng ký chữ ký số của doanh nghiệp trên hệ thống khai thuế qua mạng. Các bước thực hiện gồm:
– Vào mục “Đăng ký” trên website của Hệ thống khai thuế qua mạng tại đường dẫn: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/home_public.jsp
– Tiếp đó điền các thông tin gồm: Mã số thuế (mã số thuế của doanh nghiệp), điện thoại (điện thoại của doanh nghiệp/ cá nhân của người đại diện theo pháp luật), email (email điện tử của doanh nghiệp/ cá nhân của người đại diện theo pháp luật).
– Tiếp đó tại email đăng ký sẽ nhận được sẽ nhận được email từ
+ Sử dụng kê khai thuế định kỳ theo quy định của nhà nước:
– Tiếp đó trước khi nộp tờ khai thuế qua mạng thì kế toán lưu ý một số điểm sau:
+ Thao tác nộp tờ khai trên hệ thống khai thuế qua mạng chỉ thực hiện trên trình duyệt internet explor (IE – icon chữ e màu xanh).
+ Cài đặt JavaCript cho phần mềm
