Con dấu và chữ ký thể hiện vị trí pháp lý của công ty, người ký trên các văn bản pháp luật. Vì vậy, việc ký và đóng dấu phải hết sức chính xác và theo đúng quy định của pháp luật. Bạn là nhân viên kế toán hay hành chính nhân sự mới và chưa được tiếp xúc nhiều với con dấu. Đừng lo, hãy để Thuevinatax chia sẻ và hướng dẫn cách đóng dấu trên văn bản của công ty cực kỳ chi tiết cho bạn nhé
1. Con dấu là gì?
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Lưu ý:
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Các hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp có 4 cách đóng dấu (hình thức đóng dấu) mỗi hình thức có cách sử dụng khác nhau:
a) Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức
Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký
b) Đóng dấu treo
Cách đóng dấu treo
Đóng dấu treo là sử dụng con dấu đóng lên phần trang đầu và đóng trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo với văn bản chính.
Trên thực tế, một số cơ quan, công ty, doanh nghiệp đóng dấu treo trên các giấy tờ văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc phía trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính thuế VAT.
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng con dấu treo là một bộ phận của giấy tờ, văn bản chính.
(Bạn là kế toán bạn có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn).
c) Đóng dấu giáp lai
Cách đóng dấu giáp lai
Bản thân chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu. (Ví dụ: Khi bạn bán hàng hóa kèm theo bảng kê do lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Trường hợp này bạn cần đóng dấu giáp lai lên hóa đơn và các tờ của bảng kê hàng hóa)
d) Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh
Đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.
Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”… Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé.
3. Cách đóng dấu trên văn bản của công ty
Cách đóng dấu trên văn bản của công ty
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
4. Quản lý và sử dụng con dấu
Căn cứ (Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư)
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
