Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích, tuy nhiên khi sử dụng hóa đơn điện tử kế toán hết sức lưu ý hạn chế tối đa xảy ra những sai sót có thể bởi vì hóa đơn điện tử được thực hiện trực tiếp trên phần nên sẽ khó lý xử sai sót hơn so với hóa đơn giấy
1. Trường hợp 1 về lập hóa đơn điện tử bị sai sót
Hóa Đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
+ Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
+ Hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.
Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định. Mục đích để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
2. Trường hợp 2 về lập hóa đơn điện tử bị sai sót
Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
+ Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
+ Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ: Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
Sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
3. Lưu ý chung về 2 trường hợp lập hóa đơn điện tử bị sai sót cần phải xử lý
– Nếu bên mua không phải là doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Vì thế việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký trực tiếp.
