Một hóa đơn giá trị gia tăng hợp lý, hợp lệ ngoài việc đầy đủ các thông tin về tên, loại hàng hóa, giá tiền thì còn cần phải đầy đủ các thông tin và chữ ký của bên mua bên bán. Chữ ký của các bên cũng phải đúng theo quy định chuẩn chỉnh theo TT 39/2014/TT-BTC. Nếu không sai phạm các quy định trên có thể bị phạt tiền từ 3-5 triệu
1. 8 quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng
Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
– Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực , không sử dụng bút phai màu.
– Không được ký bằng mực đỏ.
– Chữ ký phải là chữ ký tươi không sử dụng bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
– Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký.
– Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
– Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người trực tiếp khác ký. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
– Bên mua hàng không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…
2. Xử phạt vi phạm về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng
Theo nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 xử phạt hành chính vi phạm sau về chữ ký. Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng với các vi phạm
– Tẩy xóa sửa chữa chữ ký.
– Ký hóa đơn gtgt bằng mực màu đỏ, mực phai màu.
– Ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
– Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng với các hành vi
– Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn giá trị gia tăng thuộc trách nhiệm của người ký.
– Ký hóa đơn mà không đúng thẩm quyền.
– Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
– Không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn.
